KAPSUL APRIKA (ENKAPSULASI ARSIP PRIBADI/KELUARGA)

KAPSUL APRIKA (ENKAPSULASI ARSIP PRIBADI/KELUARGA)

Inovasi Kapsul Aprika (Enkapsulasi Arsip Pribadi/Keluarga) dilatarbelakangi dengan adanya peristiwa gempa bumi yang terjadi di Pulau Lombok dan berdampak sampai ke Kota Mataram. Banyak kerugian yang ditimbulkan dari bencana ini, salah satunya adalah rusaknya arsip  pribadi/keluarga yang dimiliki oleh masyarakat yang terdampak gempa.

Selain bencana gempa, secara alami media arsip akan mengalami proses pelapukan jika disimpan dalam jangka waktu lama. Karena kertas sebagai salah satu media perekam informasi merupakan bahan organik yang dapat terurai seiring dengan berjalannya waktu. Berdasarkan permasalah tersebut muncullah ide di bidang kearsipan untuk melakukan upaya preventif dalam melindungi dan memelihara arsip, terutama arsip pribadi/keluarga seperti Ijazah, akte kelahiran, KK, surat kepemilikan tanah, KTP, buku Nikah, dll, bagi warga Kota Mataram.

Arsip pribadi/keluarga merupakan jantung kehidupan bagi setiap individu, karena semua informasi dan data kependudukan tersimpan di dalamnya. Upaya yang dapat dilakukan untuk memperlambat dan mengurangi kerusakan arsip adalah dengan metode Enkapsulasi. Cara itu jauh lebih aman ketimbang dilaminating.

Metode enkapsulasi adalah metode sederhana sebagai solusi merawat arsip pribadi/keluarga sebagai pengganti laminating. Adapun langkah-langkah perawatan arsip dengan metode  enkapsulasi adalah sebagai berikut:

Bahan-bahan yang diperlukan :  arsip kertas, astralon/plastik mylar/polyester dengan tebal 0,1 s/d 0,14 mm, perekat strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M scotch Brand No 415, gunting, pemberat untuk menekan arsip kertas yang akan dienkapsulasi,penggaris, cutter dan lain sebagainya.

Proses kerja :

Langkah langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Membersihkan arsip yang akan dienkapsulasi;

2. Memasang plastik (Siapkan dua lembar plastik polyester dengan ukuran kira kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip);

3. Menempatkan Arsip ( Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip);

4. Memasang Double Tape (Berilah perekat double tape kira kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya);

5. Membuka Lapisan (Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B);

6. Merekatkan Plastik (Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape pada plastic polyester);

7. Memotong Plastik ( Potong plastic yang berlebih, kira kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip atau menggunakan cutter dan penggaris besi);

8. Hasil Enkapsulasi (Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar).

Penjaringan sasaran dalam inovasi ini dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :

Secara Statis : Sasaran/masyarakat berkunjung secara mandiri ke Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram dengan membawa arisp pribadi/keluarga yang mengalami kerusakan. Secara Dinamis : Petugas arsip melakukan mobile service ke kantor kelurahan,ke lokasi car free day,pameran, di acara bimtek/sosialisasi atau pertemuan pertemuan lain

Leave a Reply